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ERP software selection

Guida alla scelta dell’ERP
Questa guida alla selezione dell’ERP ti aiuterà a determinare i passaggi necessari per selezionare la tecnologia che supporterà la tua organizzazione per almeno i prossimi dieci anni.

Che cos’è il software ERP?
Il software ERP (Enterprise Resource Planning) è una suite integrata di applicazioni progettate per gestire le funzioni aziendali, come finanza, risorse umane, vendite e produzione.

Diversi sistemi ERP sono progettati per diverse dimensioni aziendali e settori. Molti sistemi ERP sono flessibili e possono ospitare organizzazioni di qualsiasi dimensione. Ad esempio, le piccole organizzazioni non devono necessariamente selezionare un sistema progettato per le PMI. Quando si implementa un sistema progettato per le grandi imprese, le piccole organizzazioni possono semplicemente scegliere i moduli che implementano.

Anche le piccole organizzazioni possono scegliere una soluzione diversa dallo stesso fornitore. Ad esempio, i fornitori di ERP Tier 1 hanno soluzioni diverse progettate per aziende di dimensioni diverse.

Se implementato correttamente, il software ERP aumenta l’efficienza organizzativa automatizzando i processi aziendali e consentendo l’accesso a dati affidabili.

opzioni di selezione dell’erp
Come selezionare un sistema ERP
Non ti sei imbattuto in questa guida per caso. Forse stai cercando di acquistare un nuovo software ERP. Forse sei nel mezzo dell’implementazione e vuoi assicurarti di essere sulla strada giusta. Forse sei solo una persona curiosa. Indipendentemente dal motivo, sappi questo: selezionare un sistema ERP può essere un compito arduo.

Il software ERP può creare o distruggere la tua organizzazione, quindi è importante farlo fin dall’inizio. Un processo di selezione ERP completo e pianificato dovrebbe supportare i tuoi obiettivi organizzativi generali. Quando si assume questo compito è richiesta una solida base di pianificazione e strategia, e preferibilmente esperienza. Non dovrebbe essere preso alla leggera.

In questa guida, ci sforziamo di rispondere a quante più domande possibili in merito alle migliori pratiche del processo di selezione del software ERP . Concentrandoci esclusivamente sulla selezione ERP, speriamo di fornirti il ​​livello di dettaglio necessario per comprendere i dettagli del processo di selezione ERP, indipendentemente dal fatto che tu stia perseguendo o meno la trasformazione digitale.

Tieni presente che il processo di selezione per qualsiasi software a livello aziendale può richiedere una discreta quantità di ricerca e test. Queste cose richiedono tempo. I seguenti dodici passaggi possono richiedere da 14 a 24 settimane per essere completati, a seconda delle dimensioni dell’organizzazione. Anche se può sembrare molto tempo, considera questo: il prossimo sistema ERP che implementerai dovrebbe supportare la tua organizzazione per almeno dieci anni. Seguendo la nostra guida, scoprirai che la scelta di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali è molto più agevole.

Questa settimana è stata eccezionale! [Loro] sono un’eccellente misura culturale per la nostra azienda e hanno svolto un lavoro incredibile nel facilitare il nostro seminario [Value Stream Mapping]. Onestamente, ho partecipato ad attività come questa molte volte nel corso della mia carriera, e questa è stata la migliore di sempre!

Dan Callari
Direttore, Informatica , Società Bob Barker

Panorama ha riscontrato che le selezioni ERP di maggior successo seguono tutti i processi seguenti. Cercare di risparmiare un centesimo può costare caro alla tua organizzazione a lungo termine. Questa guida ha in mente i tuoi migliori interessi e considera gli obiettivi a lungo termine della tua organizzazione. Vogliamo che tu abbia successo.

12 passaggi per la selezione di un sistema ERP

1. Comprendi perché hai bisogno di un sistema ERP

Porsi alcune domande diverse:

Hai bisogno di un sistema ERP?

Forse sei un’azienda in crescita o una startup. Hai davvero bisogno di software potenzialmente costoso? La risposta – se vuoi crescere e rimanere competitivo – è SI!

Sono finiti i giorni in cui potevi cavartela con il sistema ERP numero uno al mondo ( Excel ). È vero che molte aziende utilizzano ancora Excel come software aziendale. Spesso, queste aziende perdono affari significativi a causa della concorrenza che è passata alle soluzioni attuali. Se stai considerando un aggiornamento a Dynamics 365, leggi il nostro post su Dynamics AX e Dynamics 365 .

Se vuoi che la tua azienda perda lentamente profitti e non abbia la capacità di prendere decisioni in tempo reale sulla base di dati concreti, allora puoi smettere di leggere qui. Non ferirai i nostri sentimenti. . . danneggerai solo i tuoi profitti a lungo termine.

Hai bisogno di un nuovo sistema ERP?

Lo vediamo sempre: aziende che utilizzano ancora terminali con schermo verde (stupidi) con tempi di caricamento terribilmente lenti e dati imprecisi. Queste aziende hanno rappresentanti di vendita e dipendenti frustrati, nessuna capacità di essere mobili, problemi di sicurezza ERP , vincoli di aggiornamento a causa delle personalizzazioni e, peggio ancora, nessun supporto da parte dell’azienda che ha creato il sistema in primo luogo. L’elenco continua. Se si verifica uno di questi problemi, sei un candidato ideale per un nuovo sistema che può aiutare la tua azienda a crescere e competere nel mercato odierno.

costruzione di squadra
Dopo aver risposto a queste domande, la prima fase di un progetto di selezione del software ERP è la fase di pianificazione.

Durante questo periodo, creerai un team di progetto ERP e svilupperai un piano di progetto ERP . Soprattutto, costruirai un business case e raggiungerai l’allineamento organizzativo. Per farlo in modo efficace dovresti avere qualcuno nel tuo team con una vasta esperienza di implementazione ERP. Può essere una risorsa interna o esterna.

Ci sono centinaia, se non migliaia, di sistemi ERP là fuori, quindi avere qualcuno alle tue spalle che sia indipendente dal fornitore è fondamentale. Tutti conoscono i big (SAP, Microsoft, Oracle, Infor ecc.), ma la conoscenza dei punti di forza e di debolezza dei vari fornitori di ERP in genere non viene da una sola persona. Il messaggio di base qui è questo: avere un’esperienza imparziale nella tua squadra !

Allineamento Organizzativo

L’allineamento dell’organizzazione inizia e richiede un accordo sulla terminologia e sulla visione.

È probabile che molte persone nella tua organizzazione non conoscano le basi dell’ERP. Non è che ERP sia un software che una persona normale usa quotidianamente, come i social media. Pensaci: quando è stata l’ultima volta che sei stato entusiasta di controllare il tuo telefono per vedere se hai aumentato i margini di profitto?

Uno dei modi più veloci per istruire il tuo team sull’ERP è fornire loro del materiale che possa rispondere alle loro domande. Fornisci loro una panoramica di base e indirizzali al seguente post del blog, che risponde a domande comuni, come ” Che cos’è un sistema ERP ?”

Caso aziendale

Un business case può fare alcune cose. Può aiutarti a raggiungere l’allineamento e aiutarti a dimostrare che è necessario un nuovo software ERP. Questo è di vitale importanza quando ci si avvicina ai decisori e si chiede il via libera.

Quando crei un business case, assicurati di definire in che modo la nuova tecnologia ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi organizzativi. Il tuo business case dovrebbe rispondere alle seguenti domande:

Un nuovo ERP eliminerà i silos e integrerà sistemi aziendali disparati?
Un nuovo ERP migliorerà l’esperienza del cliente?
Un nuovo ERP migliorerà l’efficienza operativa e dei dipendenti?
Un nuovo ERP consentirà dati in tempo reale, consentendo un migliore processo decisionale da parte della leadership?
Un nuovo ERP semplificherà la conformità alla conformità normativa potenziale o esistente?
e quello grande…

Un nuovo sistema ERP aiuterà a raggiungere gli obiettivi organizzativi a lungo termine ea migliorare i profitti?
Molte organizzazioni investono in software aziendali semplicemente perché altre organizzazioni lo stanno facendo. Sebbene tenere il passo con la concorrenza sia intelligente, è necessario comprendere i modi specifici in cui l’ERP cambierà il modo in cui opera la tua azienda e in che modo ERP ti aiuterà a rimanere competitivo. I dirigenti saranno più propensi a investire in una nuova soluzione ERP se ne comprendono i vantaggi e il ritorno sull’investimento.

Delineare i vantaggi aziendali ERP attesi ti aiuterà anche a ottenere il consenso dei dipendenti per il processo di valutazione ERP e oltre. Avrai bisogno di risorse per aiutarti con la selezione dei fornitori ERP, quindi è essenziale sollecitare l’adesione e rendere manager e dipendenti parte della soluzione.

I manager devono capire in che modo il nuovo sistema ERP avvantaggia l’organizzazione se vogliono consentire ai membri del team di dedicare diversi mesi al processo di selezione del sistema ERP. Allo stesso modo, i membri del team devono capire come un nuovo sistema può semplificare la loro vita quotidiana. Avrai sempre alcuni oppositori, che ci si aspetta con qualsiasi cambiamento nella tecnologia o nei processi. Convertendo questi individui in sostenitori di un nuovo sistema utilizzando strategie di cambiamento organizzativo, possono facilmente diventare i tuoi più forti alleati in un progetto ERP.

Quali aziende utilizzano i sistemi ERP?
Grande e piccolo

Storicamente, solo le grandi organizzazioni erano clienti ERP. Oggi, organizzazioni di tutte le dimensioni e di tutti i settori utilizzano il software ERP. Ad esempio, molte organizzazioni del settore pubblico stanno portando avanti iniziative di governo digitale per modernizzare le proprie operazioni con il software ERP. Inoltre, il settore bancario dei mutui utilizza il software ERP per migliorare la gestione del processo di prestito .

Con gli enormi passi avanti nel progresso tecnologico e la riduzione dei costi di ingresso, lo sviluppo del software per ERP ha aperto una miriade di opzioni ERP nuove e specializzate. Una nuova generazione sta prendendo piede, consentendo il ripensamento dei processi standard e delle interfacce utente. Il software ERP sta diventando più conveniente, flessibile e specifico del settore, consentendo alle organizzazioni di piccole e medie dimensioni di fare il grande passo e competere contro quelle che erano industrie intoccabili. In effetti, stanno alimentando la crescita di molti grandi fornitori di ERP . SAP e Oracle non sono più solo per le grandi imprese. Questi fornitori stanno sviluppando o acquisendo soluzioni di nicchia convenienti per le organizzazioni più piccole.

Un perfetto esempio di ciò è quando Oracle ha acquisito Netsuite nel 2016. Succede sempre e non è necessariamente una brutta cosa. In effetti, questi tipi di fusioni e acquisizioni sono generalmente utili per gli utenti finali poiché spesso offrono più opzioni di supporto e integrazione.

Un’altra intuizione sorprendente è che il software ERP non è solo per le organizzazioni che perseguono la trasformazione digitale. Non è necessario creare nuovi modelli operativi per beneficiare dell’ERP. Devi semplicemente ottimizzare i tuoi processi e allineare la nuova tecnologia alle tue operazioni semplificate.

Il rapporto ERP 2022
Questa relazione annuale riassume la nostra ricerca indipendente sulle decisioni di selezione e implementazione delle organizzazioni e sui risultati dei loro progetti.

2. Determina la tua strategia IT

È probabile che la tua attuale infrastruttura IT abbia punti deboli e debba cambiare per supportare i tuoi obiettivi organizzativi. La selezione e l’implementazione di un ERP è solo una parte di questa strategia, ma è una parte importante e non dovrebbe essere trascurata.

Strategia di distribuzione

Le organizzazioni complesse spesso preferiscono il software ERP on-premise, ma questo non è l’unico motivo per andare on-premise. Ci possono essere molti altri fattori nello sviluppo di una strategia IT come:

Supporto IT e competenze del personale
Geolocalizzazione
Regolamenti governativi, come la conformità HIPPA, ITAR, SOX o PCI
Costi DRP
Profondità di funzionalità
Mentre la maggior parte dei principali fornitori di ERP è in grado di risolvere facilmente la maggior parte dei problemi, l’ERP cloud è ancora nella sua adolescenza e ha alcune piccole strade da percorrere per eguagliare tutta la potenza delle soluzioni on-premise. Questo è il motivo per cui aziende come Oracle, Microsoft e SAP stanno investendo milioni di dollari in ricerca e sviluppo e acquisizioni.

Detto questo, cloud ERP o SaaS ERP potrebbe benissimo essere un’ottima soluzione per la tua organizzazione. Sarà difficile dirlo senza eseguire la due diligence e sapere esattamente quali domande porre, motivo per cui diciamo che è fondamentale che gli esperti ti assistano nella tua valutazione.

Alcune domande che vorrai sicuramente porre a qualsiasi fornitore di ERP includono:

Qual è la roadmap del tuo prodotto?
Hai esperienza o competenza nel nostro settore?
In che tipo di tecnologia stai investendo? (Cloud o On-premise)
Stai cercando qualcosa di innovativo, come AI, machine learning o blockchain?
Con quale frequenza hai un aggiornamento importante?
Migliori continuamente i tuoi modelli di integrazione?
domande erp selezione
Oltre alle opzioni di distribuzione, dovrai considerare le strategie di integrazione. Un approccio consiste nell’implementare un unico sistema ERP con tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Questo è spesso l’approccio più semplice che richiede il minor numero di risorse tecniche. Tuttavia, potrebbe non aumentare il tuo vantaggio competitivo. Spesso, avrai bisogno di diversi sistemi ERP per diverse aree funzionali. Questo è noto come un approccio migliore della razza.

L’integrazione di più sistemi ERP (un approccio all’avanguardia) è impegnativo in termini di gestione dei dati, standardizzazione dei processi e cambiamento organizzativo . Allo stesso tempo, un approccio all’avanguardia può ridurre la necessità di personalizzazione del software perché puoi semplicemente selezionare prodotti diversi per coprire le lacune di funzionalità negli altri prodotti.

Non è così male come sembra in quanto sta diventando più facile e veloce integrare le soluzioni con la standardizzazione dei formati di dati. Molte organizzazioni integrano sistemi di eCommerce autonomi o software di gestione del capitale umano con il loro sistema ERP principale per fornire funzionalità specializzate.

Se stai considerando un approccio migliore, potresti essere interessato al nostro post sul blog su ERP e CRM .

A proposito di personalizzazione, hai una strategia di personalizzazione?

La tua strategia IT dovrebbe specificare come gestirai le richieste di personalizzazione. Sebbene ogni sistema ERP richieda una certa quantità di personalizzazione, dovresti sforzarti di ridurlo al minimo. Ciò renderà gli aggiornamenti molto più semplici in futuro.

È essenziale documentare il processo di approvazione della personalizzazione e rispettarlo. In caso contrario, potresti riscontrare un effetto creep. Abbiamo visto questo accadere a dozzine di aziende e le persone perdono il lavoro per questo. Lo scope creep può facilmente iniziare a costare decine di migliaia, se non centinaia di migliaia, di dollari. Questo per non parlare dei rischi connessi all’aggiornamento a una nuova versione del sistema ERP.

Personalizzare o non personalizzare: questa è la domanda

Quando decidi se soddisfare una richiesta di personalizzazione, considera se hai assolutamente bisogno di quella funzionalità e cosa influisce. In molti casi, potrebbe essere solo necessario formare i dipendenti per eseguire un processo in modo più efficiente.

Anche lo sviluppo di una strategia delle risorse per l’ implementazione dell’ERP è importante. La maggior parte delle organizzazioni utilizza una combinazione di risorse interne ed esterne. Avrai bisogno di competenze sia tecniche che aziendali, che possono essere difficili da trovare internamente. Anche la larghezza di banda dei dipendenti è un problema quando si utilizzano risorse interne, quindi fai attenzione quando assegni le attività poiché i dipendenti possono sperimentare rapidamente il burnout.

3. Costruisci un team di selezione ERP

Perché creare un team di selezione?

Rispondiamo a una domanda con una domanda: sei l’unica persona che utilizzerà il nuovo sistema?

Spero di no.

Un team di selezione assiste il team di progetto nella raccolta dei requisiti software e partecipa alle demo dei fornitori ERP. Il team dovrebbe includere almeno un membro di ogni dipartimento, unità aziendale e sede. Assicurati di includere esperti in materia (PMI) che capiscono come opera l’azienda in relazione al loro particolare dipartimento. Dovrebbero comprendere sia i processi a monte che quelli a valle delle loro aree funzionali.

Queste PMI sono la tua montagna d’oro nascosta e dovrebbero essere trattate come tali. Per citare un famoso morto, “Se sei la persona più intelligente nella stanza, allora sei nella stanza sbagliata”. Tutti possono e devono contribuire alla tua nuova iniziativa ERP. Non significa che verranno utilizzati i loro pensieri o idee particolari su una questione, ma dare voce alle persone che utilizzeranno il sistema è importante e aiuterà quando inizierai a trasferire i dipendenti al nuovo sistema.

Seleziona uno dei membri del tuo team di selezione come project manager designato.

Il project manager sarà responsabile del mantenimento del processo di selezione ERP e dell’assegnazione di ruoli e responsabilità. Una solida gestione del progetto assicura che la tua selezione rimanga nei tempi e nel budget.

È importante non avere troppi cuochi in cucina. Ciò significa che devi autorizzare il tuo project manager a prendere decisioni autonome. La microgestione del tuo project manager significa che non ti fidi di loro e che non avrebbero dovuto essere selezionati per cominciare. Pratica la supervisione, non l’interferenza.

Scegli i membri del team di selezione in base al loro livello di competenza e non necessariamente al loro titolo di lavoro.

Anche se potresti voler reclutare un manager, tieni presente che i manager tendono ad essere occupati e questo potrebbe estendere il processo di selezione dell’ERP. Assumere dipendenti non dirigenti con una profonda comprensione dei loro processi è un buon modo per far sentire ai dipendenti un senso di appartenenza. Saranno più propensi a supportare i cambiamenti organizzativi se sono coinvolti nelle prime fasi del progetto.

“L’ego è il più grande ostacolo al raggiungimento di qualsiasi cosa.”
Riccardo Rosa
Il tuo team di selezione avrà potere decisionale, quindi vuoi persone che non abbiano paura di condividere le loro opinioni, anche se queste opinioni sono impopolari. I membri del team avranno opinioni forti su come migliorare i propri processi, ma non è possibile identificare questi punti deboli a meno che le persone non siano oneste riguardo alle sfide quotidiane.

4. Determina i tuoi requisiti aziendali

I workshop per la raccolta dei requisiti sono una componente essenziale della gestione dei processi aziendali . La distribuzione delle guide del workshop aiuta il team di selezione a prepararsi per la raccolta dei requisiti. Queste guide del workshop aiutano i membri del team ad avviare conversazioni con i rispettivi dipartimenti.

In qualità di ERP e consulenti aziendali, abbiamo sperimentato l’intera mossa quando si tratta di aziende preparate o impreparate. Dalle persone che si sono appena presentate a una riunione apparsa sul loro calendario la sera prima a un gruppo ben orchestrato con focus laser e note pre-preparate: questi scenari sono piuttosto diversi sia per l’esperienza che per i costi.

Sii preparato, come i boy scout

Lavorare con un team impreparato rende molto più difficile estrarre le loro conoscenze e documentarle. Un gruppo impreparato ti costerà molto di più, non solo in termini di ore perse a spiegare cosa sta succedendo e manodopera persa. Aumenti anche le tue spese di consulenza poiché i tuoi consulenti trascorrono del tempo in attività non necessarie.

Non preparare il tuo team ha anche la conseguenza non intenzionale di far sembrare disorganizzato e impreparato il tuo team di leadership e sponsorizzazione. Ciò ha un effetto a cascata mortale sull’intera selezione e implementazione dell’ERP, che inizierà davvero a emergere durante le attività di cambiamento organizzativo.

Abbiamo visto interi progetti fermati semplicemente per mancanza di preparazione. Invece di essere il disastro della tua organizzazione, sii lo stallone della tua organizzazione e assicurati di comunicare e preparare eccessivamente la tua squadra.

Su cosa concentrarsi

Durante i seminari di raccolta dei requisiti, dovresti concentrarti sul “cosa” e non sul “come”. Sebbene sia necessario conoscere ogni passaggio di un processo, non è necessario sapere quali pulsanti premono i dipendenti per completare ogni passaggio.

La mappatura dei processi aziendali è un buon strumento da utilizzare quando si raccolgono i requisiti su come opera la tua azienda. Utilizzando una mappa dei processi, è possibile estrapolare i requisiti aziendali. Questo strumento ti aiuterà anche a prendere decisioni in seguito durante gli aggiornamenti o gli esercizi di miglioramento dei processi aziendali.

Un tema comune che vediamo quando si facilita la mappatura dei processi aziendali è una maggiore comprensione tra i dipendenti dei compiti e delle responsabilità interdipartimentali. Ciò può tradursi in una migliore cultura aziendale e generare il rispetto interdipartimentale che potrebbe essere mancato.

Quando si determina quali requisiti sono più importanti, assicurarsi che i membri del team comprendano che i bisogni e i desideri non sono gli stessi. Dividi i requisiti in tre gruppi:

Obbligatorio : queste attività sono necessarie per svolgere una funzione lavorativa o avere un’altra influenza esterna, come una regolamentazione del settore. Questi non sono negoziabili.
Valore aggiunto : si tratta di requisiti che, sebbene importanti, non sono necessari per eseguire un’attività. In genere semplificano le funzioni manuali (ad esempio, importando automaticamente i dati da un foglio di calcolo Excel nel formato corretto) .
Bello da avere : questi sono requisiti di “comodità”, come un pulsante su uno schermo che ti consente di rimanere sullo stesso schermo mentre completi un’attività .
3 cose
Definisci le priorità dei tuoi requisiti

Se un requisito non è assolutamente necessario, non dovrebbe determinare la scelta del software ERP . L’elenco finale dei requisiti dovrebbe rappresentare un’equa rappresentazione delle esigenze di ciascun dipartimento.

Dovrai prendere diverse decisioni aziendali importanti durante i seminari di raccolta dei requisiti. Di conseguenza, avrai bisogno dell’accesso ai responsabili delle decisioni che possono prendere decisioni tempestive su questioni come la terminologia e la proprietà dei processi. Chiarire la proprietà dei processi è essenziale poiché i proprietari dei processi sono responsabili della convalida dei requisiti e della garanzia che tutti i processi siano contabilizzati all’interno delle rispettive aree funzionali.

5. Migliora i tuoi processi aziendali

Dopo diverse settimane di strategia, pianificazione e raccolta dei requisiti, sarai pronto per scoprire i punti deboli e le opportunità di miglioramento. In altre parole, sei pronto per iniziare la reingegnerizzazione dei processi aziendali .

Durante la mappatura dei processi aziendali, potresti aver già acquisito una quantità significativa di punti deboli, ma ora è il momento di documentarli formalmente e delineare i miglioramenti del processo.

Alcuni progetti comportano un miglioramento dei processi maggiore rispetto ad altri. Se disponi già di processi ottimizzati, il tuo ambito di modifica sarà piuttosto ridotto. D’altra parte, se è necessario trasformare l’intero modello operativo, l’ambito del cambiamento sarà significativo. La maggior parte delle organizzazioni rientra in questo spettro. Anche se potrebbero non migliorare tutti i loro processi, miglioreranno i processi relativi al loro vantaggio competitivo.

Quando esegui la reingegnerizzazione dei processi aziendali, dovrai considerare le cose come un estraneo: stai utilizzando le migliori pratiche del settore? Ci sono processi che sembrano ridondanti?

Un paio di occhi esterni di solito è la cosa migliore per questo, ma dovresti essere coinvolto anche tu perché conosci la tua attività meglio di chiunque altro.

Un esempio di questo è uno dei nostri clienti nel campo medico che voleva risparmiare denaro. Passare al digitale e ottenere le apparecchiature più recenti è stata la loro risposta. Sebbene ciò abbia avuto alcuni effetti sui profitti, non è stato così influente come previsto, quindi è stato chiamato un appaltatore esterno per aiutare. L’appaltatore ha utilizzato alcuni strumenti Six Sigma di base e, dopo due giorni di osservazione, è stato in grado di aumentare l’efficienza complessiva del reparto di laboratorio del sangue di circa il 20%.

Dopo aver determinato l’ambito della modifica, puoi iniziare a migliorare il processo . Utilizzando la mappa del processo dello stato attuale, documenterai i punti deboli, che si tradurranno in requisiti aggiuntivi, come “la possibilità di modificare un ordine cliente dopo l’invio”.

Documentare i punti deboli è un’opportunità per stabilire le linee di base per la realizzazione dei benefici. Ad esempio, se si conosce quanto tempo i rappresentanti di vendita dedicano a una particolare soluzione alternativa, è possibile misurare il risparmio di tempo dopo l’implementazione. Allo stesso modo, se sai quanto tempo ci vuole attualmente per generare un particolare report finanziario, puoi misurare il risparmio di tempo che porterà un forte reporting finanziario ERP .

Mentre migliori i tuoi processi, assicurati di documentare l’impatto di ogni modifica del processo. I dipendenti dovranno essere formati? I dipendenti dovranno essere riqualificati perché i loro processi sono stati automatizzati? Rispondere a queste domande ti aiuterà a comunicare con i dipendenti e a ridurre la resistenza al cambiamento.

Il miglioramento del processo è più efficace quando sai quali obiettivi stai cercando di raggiungere. Se il tuo obiettivo è migliorare l’esperienza del cliente, chiedi ai clienti come vogliono interagire con la tua organizzazione. Vogliono un portale web? Vogliono una migliore esperienza mobile? Vogliono qualcosa di semplice come il monitoraggio degli ordini? Sia i clienti che i fornitori saranno interessati dal tuo nuovo sistema, quindi è importante raccogliere anche i loro pensieri e idee.

I tuoi clienti più infelici sono la tua più grande fonte di apprendimento.
Bill Gates
Molti miglioramenti del processo possono essere implementati senza tecnologia. Se questo è il tuo caso, considera l’introduzione di questi nuovi processi prima di implementare il software ERP. Perché aspettare per migliorare il modo in cui opera la tua azienda?

Oltre a migliorare l’esperienza del cliente, le organizzazioni utilizzano il miglioramento dei processi per abbattere i silos funzionali, aumentare l’efficienza operativa e abilitare le operazioni digitali . Se questo è il tuo obiettivo, assicurati di concentrarti sui passaggi di mano tra le funzioni. Ad esempio, quando ottimizzi i processi della catena di approvvigionamento, dovresti valutare la tua infrastruttura applicativa.

Secondo Gartner , “La maggior parte dei gruppi di gestione della catena di approvvigionamento ha portafogli frammentati di applicazioni funzionalmente indipendenti e applicazioni non perfettamente integrate”. In effetti, gli intervistati alla ricerca di Gartner identificano la debole collaborazione interfunzionale come uno dei primi cinque ostacoli al successo della loro catena di approvvigionamento.*

6. Determinare una strategia di gestione dei dati

Senza dati di qualità, il nuovo software ERP non può fornire valore alla tua organizzazione. Anche se non eseguirai la migrazione dei dati fino all’implementazione, ora è il momento di iniziare a pianificare.

È probabile che i tuoi dati non siano pronti per la migrazione.

I tuoi dati possono essere distribuiti su più sistemi che utilizzano ciascuno strutture e formati diversi. Per tenere conto di questa complessità, è necessario documentare e stabilire una strategia di gestione dei dati il ​​prima possibile. Questa strategia definisce come migrerai i tuoi dati e li pulirai per risolvere i dati duplicati e altri problemi di qualità dei dati.

Precisione dei dati

I dati anagrafici imprecisi sono una delle principali cause dei ritardi nell’implementazione dell’ERP. Lo sviluppo di una strategia di gestione dei dati ti assicura di essere pronto per eseguire la migrazione dei dati ERP nelle prime fasi dell’implementazione. Tieni presente che i fornitori di software non puliscono e organizzano quasi mai i tuoi dati, anche se dovrebbero essere pronti prima dell’implementazione. L’esperienza di Panorama ha dimostrato che posticipare questa attività può comportare uno sforamento del budget di almeno il 30%.

7. Crea un lungo elenco di sistemi ERP

Se la tua organizzazione ha un sistema ERP esistente , potresti voler includere l’ultima versione di quel sistema nel tuo lungo elenco. Un aggiornamento ERP è sicuramente più veloce di un’implementazione completa del software. Tuttavia, molte organizzazioni hanno personalizzato il proprio software nella misura in cui un aggiornamento sarebbe essenzialmente l’equivalente di un’implementazione completa.

Prima di creare un lungo elenco di sistemi ERP, avrai bisogno di criteri di selezione. Questi potrebbero includere prezzo, valori aziendali, focus sul settore e qualsiasi altra cosa che il tuo team di selezione ritenga rilevante. Ancora più importante, i tuoi criteri dovrebbero includere i tuoi requisiti aziendali prioritari.

Criteri di selezione ERP comuni
Esperienza nell’industria

I fornitori di ERP nel tuo lungo elenco dovrebbero avere più riferimenti da organizzazioni simili alla tua che hanno implementato funzionalità simili. Per simili intendiamo dimensioni, volume delle transazioni, requisiti e cultura. Il controllo dei riferimenti consente di convalidare le affermazioni dei fornitori sulla funzionalità specifica del settore del loro sistema. Ricorda che i fornitori di software non forniranno riferimenti ” cattivi “, quindi assicurati di fare una piccola ricerca al di fuori di ciò che forniscono.

Reputazione del venditore

Cerca le recensioni dei clienti precedenti relative al servizio clienti del fornitore e al supporto a lungo termine. Un altro fattore significativo è il loro mandato di dipendenti. Se stanno assumendo sempre, potrebbe significare che stanno crescendo, o potrebbe significare che non stanno andando così bene nell’alta dirigenza. Leggere tra le righe. L’ultima cosa che vuoi fare è firmare un contratto per una grossa somma e finire per suonare sedie musicali con i project manager. Quando esegui la tua due diligence, assicurati di intervistare una serie di potenziali project manager sul loro libro paga. Uno scontro culturale può essere altrettanto problematico di un partner incompetente. Inoltre, indaga su ciò che i clienti hanno da dire sulla facilità d’uso. Ad esempio, che aspetto ha l’interfaccia utente sui dispositivi mobili? Se sono nel cloud, che aspetto hanno i tempi di attività e la velocità?

Costo

Non vuoi perdere tempo a raccogliere informazioni su un fornitore che è fuori dalla tua fascia di prezzo. Ricorda che il prezzo che ti viene proposto potrebbe non includere tutti i servizi di cui hai bisogno. In altre parole, è necessario chiedersi ” quanto costa implementare un sistema ERP ?”

Chiedi informazioni sui costi di implementazione, costi di manutenzione, supporto continuo e costi di formazione. Proprio come l’acquisto di un’auto nuova, il prezzo dell’adesivo è raramente quello che finirai per pagare. Se trovi la soluzione perfetta, ma non te la puoi permettere, prendi in considerazione l’assunzione di un consulente di selezione ERP per negoziare costi inferiori. L’utilizzo di un consulente che conosce i dettagli di questi contratti può farti risparmiare molto di più che provare ad andare avanti da solo.

Scalabilità

Vuoi un sistema ERP in grado di crescere con il tuo business. Ad esempio, l’aumento della base clienti aumenta il numero richiesto di utenti e transazioni. Quando si valuta la scalabilità del software ERP , guardare i modelli di prezzo dei fornitori per determinare il costo degli utenti aggiuntivi. Va notato che alcune soluzioni locali non possono essere ridimensionate senza server aggiuntivi.

Fattibilità del venditore

Cerca un sistema ERP che è stato aggiornato di recente. Questo è un segno che il fornitore sta attualmente investendo in questo prodotto e prevede di continuare in futuro.

Un altro segno di fattibilità è un prodotto che è alla pari con i prodotti di altri fornitori. Se un prodotto è privo di funzionalità importanti, probabilmente non è stato aggiornato di recente e il fornitore potrebbe aver intenzione di interromperlo. Anche se il fornitore continua a supportare questo prodotto, la funzionalità obsoleta danneggerà la tua organizzazione a lungo termine. Probabilmente dovrai investire in un’ampia personalizzazione per stare al passo con la concorrenza.

Se sei interessato ai prodotti Oracle, puoi leggere il nostro post sul tramonto di Oracle JDE .

Quali sono i migliori sistemi ERP?
Sebbene ” SAP vs. Oracle ” sia un termine di ricerca popolare su Google, ciò non significa che quei fornitori siano la soluzione migliore per i tuoi processi unici. Quando guardi gli elenchi dei migliori sistemi ERP , assicurati di distinguere tra elenchi in base alla popolarità e elenchi in base alla funzionalità.

Esperti esperti di ERP creano elenchi in base alla loro esperienza nell’implementazione di vari sistemi in una varietà di organizzazioni. Spesso segmenteranno i loro elenchi in base al settore. Se non sei interessato al riconoscimento dei nomi, troverai questi elenchi molto pertinenti e utili.

2022 Scontro tra Titani
SAP, Oracle, Microsoft e Infor si confrontano su costi, durata e altro del progetto! Dovresti considerare uno di questi fornitori di ERP per il tuo progetto 2022?

8. Crea un elenco di sistemi ERP

Per trasformare la tua lunga lista in una lista ristretta, dovrai pianificare le telefonate con i fornitori. Durante queste chiamate, condividi i tuoi requisiti aziendali e connetti i fornitori con i tuoi esperti in materia.

Dovresti anche emettere richieste di informazioni (RFI), che delineano i requisiti ERP più importanti della tua organizzazione, nonché i tuoi obiettivi a breve e lungo termine.

È possibile che tutti i fornitori dicano di essere in grado di soddisfare tutte le tue esigenze. In questo caso, potresti aver bisogno di una terza parte fidata per leggere tra le righe. Chiedi ai fornitori come affrontano ogni requisito. Possono risolverlo con funzionalità standard o richiede configurazione, personalizzazione o un bullone di terze parti?

Sei pronto per chiamate di vendita senza fine?

Uno dei vantaggi dell’utilizzo di una società di consulenza ERP di terze parti è che possono fungere da buffer in modo da non finire nella parte finale delle tattiche di vendita hardball. Le aziende ERP pagano i loro venditori su commissione. Pertanto, è un fatto semplice che ti imbatterai in rappresentanti di vendita senza scrupoli che ti prometteranno il mondo e un sacco di patatine, ma solo se firmi ora. Una volta ricevuto il tuo John Hanncock, di solito scompaiono e mesi dopo ti chiedi cosa hai comprato esattamente. Non cadere vittima di questa trappola.

D’altra parte, se decidi di negoziare troppo, il venditore potrebbe decidere che non sei adatto a loro perché sarai un cliente ad alta manutenzione. C’è una linea sottile da percorrere.

9. Pianifica le demo dei fornitori ERP

Anche dopo aver parlato con i fornitori al telefono, potresti comunque avere difficoltà a fidarti che possano supportare i tuoi processi. È qui che le demo ERP sono utili.

Invia le richieste di proposta (RFP) a ciascuno dei fornitori dell’elenco ristretto. La tua richiesta di offerta dovrebbe includere un elenco completo dei tuoi requisiti aziendali. Probabilmente avrai centinaia di requisiti, quindi aspettati di attendere diverse settimane per una risposta alla richiesta di offerta.

Nello stesso momento in cui invii richieste di proposta, dovresti anche inviare script demo. Scrivere i tuoi script demo consente ai fornitori di creare dimostrazioni personalizzate che soddisfano le tue esigenze aziendali. Potresti anche voler offrire una piccola serie di dati effettivi in ​​modo che la demo abbia un significato per gli osservatori. Un insieme di dati di buone dimensioni è composto da 2-5 record completi. Concedi ai fornitori il tempo necessario per prepararsi a queste demo.

Mentre i fornitori si stanno preparando, è importante tenersi in contatto con loro. Abbastanza spesso, vediamo i fornitori arrivare impreparati e la demo diventa la demo di vendita standard. NON VUOI QUESTO . La tua organizzazione è unica e anche la demo dovrebbe esserlo.

È noto che le demo terminano bruscamente se iniziano a entrare nella loro demo di vendita standard invece di quella fornita. Quando un fornitore non dedica tempo alla personalizzazione della tua demo e mostra un interesse acquisito, puoi essere certo che lo stesso impegno sarà dedicato all’implementazione dell’ERP.

Le demo dei fornitori sono progettate per fornire al tuo team uno sguardo approfondito alle funzionalità e dare al tuo team l’opportunità di porre domande. Dopo ogni demo, il tuo team di selezione dovrebbe valutare qualitativamente e quantitativamente la capacità del software di soddisfare ogni esigenza aziendale. Se il venditore non ha dimostrato la capacità, contrassegnalo di conseguenza. Non limitarti a crederci sulla parola.

Una volta che hai i punteggi demo e le risposte RFP, dovresti condurre valutazioni di idoneità tecnica. Per ogni sistema nella tua lista, prendi appunti su come soddisfa esattamente ogni requisito aziendale.

10. Condurre una valutazione della prontezza aziendale

Mentre aspetti che i fornitori esaminino le tue richieste di offerta e preparino le demo, potresti avere fino a un mese di tempo di inattività. Questo è un buon momento per condurre una valutazione della prontezza aziendale.

Questa valutazione è progettata per valutare l’allineamento della tua organizzazione, il livello di resistenza al cambiamento e la capacità di sostenere un progetto attraverso l’uso dello sponsor del progetto. In parole povere, valuta la disponibilità della tua organizzazione al cambiamento.

feedback
Una variabile importante in questa valutazione è l’ambito del cambiamento. Un progetto ERP che comporta un cambiamento organizzativo significativo richiede una maggiore prontezza rispetto a un progetto che comporta un cambiamento minimo. Ad esempio, se la tua organizzazione ha un’elevata resistenza al cambiamento e un ampio ambito di cambiamento, dovrai dedicare molto tempo e risorse per preparare la tua organizzazione al cambiamento.

Sapere quanto è necessario aumentare la disponibilità al cambiamento della tua organizzazione ti aiuterà a sviluppare una strategia e un piano di gestione del cambiamento . Determina come comunicherai con i dipendenti e di quale formazione specifica ha bisogno ogni dipendente. Inizia ad agire in base a questo piano il prima possibile, idealmente prima della selezione finale dell’ERP.

11. Negoziare con i fornitori di ERP

L’obiettivo dei fornitori di ERP è vendere. Non si preoccupano tanto di stabilire aspettative realistiche per quanto riguarda il budget e la tempistica. Se vuoi aspettative realistiche, dovresti confrontare altri progetti simili al tuo.

Un altro modo per stabilire aspettative realistiche è assumere un consulente ERP indipendente con esperienza di negoziazione ERP . Questi esperti sono utili quando stai cercando di capire e confrontare le dichiarazioni di lavoro dei fornitori.

Trovare il miglior consulente ERP per le trattative ERP può essere difficile. Cercane uno che ti aiuti a sviluppare una strategia di negoziazione chiedendo quali termini contrattuali sono più importanti per te. Quindi, creeranno una cartella di lavoro di negoziazione che fornisce confronti mele-mele tra ciascun sistema. Il consulente condurrà anche un’analisi del costo totale di proprietà a lungo termine, inclusi fattori come le strutture delle licenze e le tariffe delle risorse.

Le negoziazioni con i fornitori possono durare da tre settimane a diversi mesi. Alla fine, dovresti ottenere un risparmio sui costi del 30-60%, ma questo dipende dalla flessibilità del fornitore e dalle dimensioni della tua organizzazione.

12. Pausa prima dell’implementazione dell’ERP

Fermati, respira, rivedi, vai avanti

respirare
Fai una pausa dopo il processo di selezione per assicurarti di essere completamente preparato per l’implementazione. Il tuo team comprende abbastanza bene i processi relativi allo stato futuro per rispondere alle domande di progettazione durante l’implementazione tecnica? Quanto sono state efficaci le tue attività di gestione del cambiamento nel ridurre la resistenza dei dipendenti?

Sebbene il tuo team di selezione possa essere stato entusiasta della raccolta dei requisiti e del miglioramento dei processi, potrebbe diventare resistente durante l’implementazione. Ora è il momento di assicurarsi che supportino il piano di attuazione consentendo loro di fornire input. La gestione del cambiamento dovrebbe continuare durante tutto il processo di implementazione.

Una cosa che non vuoi fare è prenderti una pausa troppo lunga. Sei arrivato così lontano e l’ultima cosa che vuoi fare è fare una lunga pausa. Se lo fai, rischi di perdere forza, subire il turnover dei giocatori chiave e dimenticare ciò che è stato discusso. Per mantenere lo slancio, potresti voler eseguire un team builder di qualche tipo.

Sappiamo che è un sacco di lavoro. Lo facciamo giorno dopo giorno, ma nessuno ha mai detto che devi farlo da solo. Fai clic sul pulsante Consultazione gratuita qui sotto per vedere come Panorama Consulting Solutions può aiutarti con la tua selezione ERP.

Il valore di un’accurata selezione ERP
Usa questa guida come lista di controllo per la selezione dell’ERP per aiutarti a pianificare e pianificare tutte le attività essenziali. Le aspettative realistiche ti aiuteranno a evitare il fallimento dell’ERP .

Questo processo di selezione passo dopo passo ti assicura di selezionare un sistema ERP che ti aiuti a mettere in atto la tua strategia digitale . Un’accurata selezione dell’ERP riduce anche i costi totali di implementazione: non dovrai pagare per una personalizzazione eccessiva a causa della selezione del software sbagliato.

In definitiva, massimizzerai la realizzazione dei tuoi vantaggi, poiché il tuo sistema ERP continua a consentire miglioramenti misurabili del processo.

Articolo tradotto da: https://www.panorama-consulting.com/erp-software-selection-guide/

Federico Pischedda
Mi occupo di Marketing declinando strategie tra ecosistemi Online e Offline. Il mio motto? Se sai solo di marketing, non sai niente di marketing.

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