Se è la prima volta che selezioni una soluzione ERP, è utile avere un’analisi delle attività coinvolte. Il processo può essere complesso, quindi abbiamo condensato tutti i componenti principali del processo di selezione ERP in semplici pietre miliari per aiutarti a pianificare il tuo progetto. (Abbiamo anche fornito alcune linee guida sui rischi che possono rovinare una selezione ERP, quindi sai cosa non fare.)
Raccogli i requisiti degli utenti
Raccogli i feedback delle persone che utilizzeranno il software, prestando particolare attenzione a eventuali processi manuali che possono rallentare i tuoi utenti. Assicurati di coinvolgere gli esperti in materia che alla fine ti aiuteranno a implementare il sistema: senza input su quali sono i loro problemi e sfide, puoi affrontare resistenza o protesta. La mancanza di considerazioni critiche che avrebbero dovuto essere note all’inizio può alla fine portare al fallimento dell’implementazione dell’ERP, quindi assicurati di essere completo e completo nella raccolta dei tuoi requisiti.
Richiesta di informazioni e richiesta di proposta
Una richiesta di informazioni (RFI) fornisce informazioni di base sul motivo per cui si sta selezionando un software e richiede solo informazioni sui prezzi di alto livello. Ciò è in contrasto con una richiesta di proposta (RFP), che chiede al fornitore di fornire informazioni dettagliate sui costi. Nota importante: con una richiesta di offerta o una richiesta di offerta , qualsiasi informazione sui costi fornita dal fornitore in questa fase è solo una stima. Il processo di dimostrazione del software, la scoperta e la due diligence sono tutti necessari per fornire un preventivo accurato di software e servizi professionali .
Documento sui requisiti
Scrivi i tuoi requisiti in un formato logico che suddivide il flusso di lavoro principale della tua azienda. Ad esempio, una società di distribuzione all’ingrosso vende un ordine, lo passa a Fulfillment e Accounting invia una fattura. Inizia il documento con i requisiti per il tuo processo di vendita, quindi delinea i requisiti univoci per la gestione dell’inventario e i processi di evasione, incluso se è necessario effettuare un acquisto per procurare gli articoli per l’ordine. Quindi tracciare la sequenza dei passaggi univoci che la contabilità deve eseguire con l’ordine in entrata e le fatture.Sebbene i tuoi utenti possano avere le proprie soluzioni alternative e modi unici per gestire i propri processi aziendali, non è necessario che tu lo specifichi nel documento dei requisiti. Basta dire al fornitore del software cosa vorresti che il software facesse: ad esempio, tenere traccia dei programmi di riconoscimento dei ricavi o inviare automaticamente le fatture per i pagamenti in scadenza imminenti. Stai cercando un nuovo software per aggirare soluzioni alternative difettose, quindi non includere le soluzioni alternative come requisito.
Evitare i documenti sui requisiti di Boilerplate
Si sconsiglia di utilizzare un documento o un modello dei requisiti di Boilerplate da un servizio online. Questi spesso includono migliaia di linee di requisiti e sono un grande ostacolo per i fornitori perché sono così difficili da digerire. I fornitori non presteranno attenzione al tuo affare se fornisci loro un documento lungo e contorto. Le aziende che fanno affidamento su documenti standard di solito non sanno quali siano effettivamente i loro requisiti e quindi non riescono a capire di quali funzionalità hanno bisogno il loro nuovo software.
Accordo di non divulgazione (NDA)
Per avere discussioni oneste con il fornitore, dovrai condividere con loro informazioni riservate. Ottieni un NDA in atto prima di condividere le informazioni private della tua azienda o una RFI. La maggior parte degli accordi di non divulgazione dei fornitori sono accettabili e mentre alcuni di loro firmeranno la tua NDA, la maggior parte dei fornitori vorrà che tu firmi la loro.
Controllo dei fornitori
Il passaggio successivo consiste nel determinare cosa dovrebbe includere il tuo elenco di applicazioni. Questo è fondamentale per assicurarti di scegliere il miglior software ERP . Ci sono molte variabili da considerare quando scegli la tua rosa di software, con diverse soluzioni ERP che si adattano meglio alle diverse esigenze. Classifichiamo il campo dei fornitori in quattro livelli:
Livello 1: sistemi software in grado di gestire l’intera attività, inclusi CRM, contabilità, risorse umane, buste paga, produzione, gestione della catena di approvvigionamento, ecc.
Oracle Cloud, SAP 4/HANA, Infor M3, Workday, Microsoft Dynamics 365 Finance, PeopleSoft
Livello 2: ERP in grado di gestire una grande componente di un’azienda, ma di solito non abbastanza robusto da includere componenti come Risorse umane e Payroll
Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Epicor E10, Sage X3, Infor CloudSuite Industrial, Acumatica, Financial Force, SAP Business By Design, Unit 4, JD Edwards
Livello 3: ERP meno robusto del livello 2 e, sebbene possa eseguire diverse parti dell’azienda, come CRM, contabilità e inventario, potrebbe non offrire altre funzionalità aziendali chiave come la produzione.
Sage Intacct, SAP Business One, Sage 200
Livello 4: software entry-level che gestisce un’area dell’azienda ed è a basso costo da acquisire e implementare. Appropriato per automatizzare i processi per una nuova attività che non si basa su integrazioni con altri importanti sistemi aziendali.
Quickbooks, Sage 50 (Peachtree), MYOB, molte delle migliori applicazioni specifiche del settore
Conoscere il giusto livello di software ti aiuterà a limitare il tuo elenco di fornitori al campo giusto. Se, ad esempio, stai uscendo da Quickbooks con un’azienda di distribuzione all’ingrosso e produzione leggera da 50 milioni di dollari all’anno, non vorresti prendere in considerazione Oracle o SAP nel livello 1. Ma se sei un’azienda di servizi professionali da 400 milioni di dollari all’anno in bisogno di funzionalità e contabilità estese delle risorse umane, ti consigliamo di guardare Workday nel livello 1 insieme ad alcune applicazioni di livello 2.
Sarà necessario individuare un rappresentante per ciascuna marca di software. Dopo aver raggiunto un rappresentante interno, verrai quindi indirizzato a qualcuno nel tuo settore o zona geografica. Alcune società di software saranno aggressive nel risponderti, mentre con altre potrebbero essere necessarie settimane per raggiungere una persona reale che possa incontrarti per discutere della tua opportunità.
Usa il tuo documento sui requisiti per guidare una discussione di alto livello sulla funzionalità, ma non inviarlo ai fornitori finché non hai ristretto il campo a circa 3-4 fornitori che desideri invitare a farti una dimostrazione.
Non consigliamo di fare dimostrazioni con più di quattro fornitori a meno che non ci siano circostanze attenuanti. È meglio trovare un elemento di differenziazione con cui includere o escludere i fornitori, ad esempio “si integra bene con il tuo CRM”. Tenere dimostrazioni con più di quattro fornitori può creare confusione per le PMI e questo di solito è un indicatore del fatto che è necessario svolgere più lavoro nelle fasi precedenti del processo di selezione dell’ERP.
Non eseguire una richiesta di offerta alla cieca
Non consigliamo di utilizzare una procedura di richiesta di proposta alla cieca. Una cosa è acquistare al miglior prezzo per i materiali utilizzati nell’area di produzione, con un processo di approvvigionamento obiettivo che normalizza fattori di acquisto come quantità, sconto, termini di pagamento e prezzo. È tutta un’altra cosa cercare di trovare il miglior software per gestire la tua azienda, o il consulente più qualificato per implementarlo.
Dimostrazioni
Mini dimostrazioni: il primo round di mini demo con il tuo breve elenco di fornitori è una dimostrazione di alto livello che ti dà un assaggio dell’esperienza utente e del flusso dell’applicazione. Lo chiamiamo il “concorso di bellezza”,perché è qui che incontri i fornitori, vedi le applicazioni e decidi con quali fornitori vuoi trascorrere più tempo. I fornitori non hanno bisogno di venire sul posto. Ti consigliamo di farlo in remoto, il che può essere vantaggioso se la demo va male: puoi terminare una teleconferenza in modo più elegante rispetto a una riunione di persona. Non chiedere al venditore di dimostrare tutti i requisiti nella prima demo. Risparmiate il vostro tempo e quello delle vostre PMI limitando la prima dimostrazione a due ore per fornitore. Crea una scorecard e distribuiscila a tutti i partecipanti, quindi utilizza i risultati per facilitare una discussione con il tuo team su quali fornitori dovrebbero passare alle Dimostrazioni finali.
Dimostrazioni finali:Per le dimostrazioni finali, restringerai il campo a solo due finalisti e chiederai a ciascuno di questi fornitori di dimostrare l’intero documento dei requisiti. Di solito si tratta di una dimostrazione di un’intera giornata con ciascuno dei due finalisti. Vorranno fare questa dimostrazione in loco e noi lo consigliamo. Il venditore avrà anche bisogno di un po’ di accesso alle vostre PMI in anticipo per aiutarle a comprendere meglio i vostri requisiti per impostare la dimostrazione, ed è meglio fornire questo accesso. Dopotutto, vuoi aiutare il venditore a fare il meglio che può in modo da poter trovare la soluzione migliore per la tua azienda. Ottenere il maggior coinvolgimento possibile dal fornitore durante il processo di vendita aiuta a rivelare cose che altrimenti potrebbero rivelarsi una spiacevole sorpresa durante l’implementazione.
Partner
per l’implementazione Assicurati di includere il partner per l’implementazione durante il processo di selezione. Non prestare sufficiente attenzione alle capacità del team di implementazione durante la selezione è uno dei principali errori di selezione ERP che i team commettono quando finalizzano la loro decisione. Ti affidi a questo team per configurare il software e portarti a un go-live di successo, quindi determina il partner di implementazione all’inizio della selezione. Più apprendono su di te durante la selezione, più accurato possono scrivere la dichiarazione di lavoro che presentano per i loro servizi. Alcune società di software, come Microsoft o Oracle, funzionerà solo con i partner di implementazione, quindi li incontrerai all’inizio dell’accordo. Altre aziende come NetSuite possono andare in entrambi i modi: puoi assumere l’editore del software o un partner per eseguire l’implementazione. I partner di implementazione imprenditoriale (o “partner di canale”) possono offrirti vantaggi in termini di servizio e competenza rispetto all’editore di software. Tuttavia, l’editore del software potrebbe essere un’opzione migliore se il prezzo è più un problema. Se hai un’azienda in grado di utilizzare il software pronto all’uso, è probabile che andare con l’editore di software sia più conveniente.
Gestione del progetto
Mentre stai concludendo la selezione, e prima di firmare qualsiasi contratto, avrai avuto un’idea dell’enormità delle attività per cui ti stai per iscrivere. La maggior parte delle aziende di fascia media non dispone di una persona che si possa dedicare alla gestione dell’implementazione e, anche con un Project Manager esterno, il tuo sponsor chiave dovrà dedicare almeno metà del proprio tempo all’implementazione. Questo perché il project manager del partner di implementazione non si concentra sulle attività che il cliente deve svolgere, ma si concentra sulla gestione dei propri sviluppatori.
Senza un Project Manager lato cliente, lo sponsor chiave potrebbe dover essere a tempo pieno nell’implementazione. Mentre alcune aziende possono assumere una persona specificatamente per ricoprire questo ruolo, la maggior parte delle aziende di fascia media non ha quel lusso. Assumere un PM che ha già eseguito un paio di implementazioni può essere fattibile, ma per implementazioni più complesse è meglio avere un team che può ricoprire una varietà di ruoli. Il team ideale avrà esperienza con diversi fornitori e modelli di business e dovrebbe essere in grado di adattarsi quando è necessario aiuto nelle varie fasi dell’implementazione. Un’azienda offre maggiore sicurezza rispetto a un PM a contratto che può andare in vacanza o ammalarsi, lasciandoti esposto in un momento imprevedibile.
C’è un divario tra i compiti che il cliente si aspetta che il partner di implementazione svolga e ciò che effettivamente consegnerà. Ti consigliamo di utilizzare un’azienda come la nostra per la gestione di progetti tecnici lato client su un progetto rischioso e costoso come un’implementazione ERP, in modo da sapere cosa aspettarti e ottenere i risultati che meriti.
Mentre un PM tecnico lato cliente terrà traccia dei problemi e manterrà il piano di progetto in movimento, gestirà anche il budget, assicurerà che il fornitore stia offrendo ciò che è stato promesso, pianificherà il tuo team per la formazione e i test, rappresenterà gli interessi dell’azienda, assicurerà che il tuo team si sta presentando per la formazione e gestisci le parti rischiose di prendere decisioni e completare le attività per la migrazione, le integrazioni e le personalizzazioni dei dati.
Il più grande “gotcha” in un’implementazione ERP è la migrazione dei dati . La maggior parte dei clienti non è preparata per il lavoro pesante necessario per fornire i propri dati in un formato pulito al partner di implementazione per caricarli nell’ambiente di test. La trasformazione dei dati non verrà eseguita dal partner e può essere scoraggiante scoprire che ci si aspetta che tu estragga e trasformi i dati da solo. ERP Advisors Group offre lead tecnici e sviluppatori per la migrazione dei dati se un cliente ha esaurito le proprie risorse interne per la migrazione dei dati.
È necessario ricordare che il costo di un project manager e/o di un team di migrazione dei dati deve essere preso in considerazione nel costo totale prima di rivolgersi allo sponsor esecutivo per l’approvazione dell’acquisto del software. Sebbene le commissioni impreviste possano superare il tuo budget, il valore dovrebbe essere considerato come parte del costo totale di proprietà prima di effettuare l’acquisto finale.
Modulo preventivo software
Ogni azienda di software ha il proprio elenco di SKU (abbreviazione di “unità di scorta”) sul modulo di preventivo, ed è importante assicurarsi di comprendere quale sia ogni articolo sul modulo di preventivo in modo che non ci siano delusioni in seguito. Ad esempio, se hai bisogno di consolidamenti multi-società, si tratta di una SKU diversa rispetto a se non disponi di più entità. Forse non hai bisogno del componente CRM: assicurati di non pagare per il CRM se non ne hai assolutamente bisogno. Alcuni dei nostri clienti hanno un volume di transazioni estremamente elevato; controlla se hai bisogno di un server dedicato. Altri preferirebbero rinunciare al supporto premium e fare affidamento sul proprio partner di implementazione, quindi controlla cosa include o esclude effettivamente lo SKU del supporto premium.
Assicurati di comprendere la durata del termine per il quale stai stipulando un contratto. Se il modulo di stima dice 12 mesi, significa che possono aumentare il prezzo quando è il momento di rinnovare alla fine del primo anno. Alcune aziende potrebbero non essere nemmeno attive con il loro ERP entro il primo anno e può essere una pillola amara da ingoiare quando devi rinnovare un software che non hai nemmeno utilizzato.
Trattativa finale dei contratti
Quando possibile, acquista il software di cui avrai bisogno ora e nell’immediato futuro. Se ci sono moduli di cui non avrai bisogno subito, ma ne avrai bisogno presto, puoi usarlo come leva per ottenere uno sconto migliore sull’intero affare acquistandoli ora. Meno software acquisti, minore è lo sconto che puoi ottenere sul pacchetto complessivo. Quindi, quando in seguito avrai bisogno di più licenze utente o nuovi moduli, avrai il tasso di sconto più basso negoziato all’inizio. Dipende dalla tua tolleranza ai costi: vuoi uno sconto migliore a lungo termine, o vuoi spendere meno soldi all’inizio con uno sconto minore sugli acquisti futuri? Per ottenere le nostre informazioni più preziose su come negoziare il miglior affare sul tuo pacchetto ERP, fai clic qui per scaricare la nostra guida completa .
La negoziazione dei contratti finali è l’ultimo ostacolo e può essere un lungo raggio. Anche se la fine è vicina e sei ansioso di iniziare la tua implementazione, un contratto di servizio in abbonamento (SSA) può rimanere bloccato con il tuo consulente legale. Prendi in considerazione il tempo che il tuo team di approvvigionamento vorrà dedicare ai contratti, la burocrazia di cui potresti aver bisogno per navigare e i tempi di presentazione dei contratti a una riunione del consiglio per l’approvazione. Abbiamo visto parametri di contratto software immutabili quasi uccidere un intero affare e abbiamo anche aiutato a navigare in termini e condizioni insostenibili per trovare un compromesso accettabile.
Non forniamo revisione legale, ma forniamo consulenza sui termini del software e possiamo accelerare questa parte del processo di selezione ERP per te. I fornitori possono esercitare una certa pressione per la chiusura entro il mese/trimestre/fine anno, ma questo non è il momento di affrettarsi o di saltare le scritte in piccolo. Anche se non lo garantiamo, normalmente risparmiamo ai nostri clienti le spese di consulenza per la selezione nelle trattative finali del contratto, per non parlare del tempo prezioso.
La checklist delle soluzioni ERP del CFO
Appunti della holding del CFO
Se sei un CFO incaricato di sostituire, aggiornare o scegliere soluzioni ERP per la tua azienda o organizzazione, ti starai chiedendo quali sono le cose CHIAVE che devono essere incluse in una nuova soluzione.
Abbiamo esaminato le selezioni che abbiamo condotto negli ultimi anni e abbiamo compilato alcuni dei requisiti più comuni che i CFO hanno per il loro nuovo software. Considera di includere questi criteri specifici di tua iniziativa. Se non sei sicuro che questi criteri siano giusti per te, compila un elenco di ciò che non va nel tuo sistema attuale e da lì puoi ricavare i criteri che stai cercando.
Questa non è una lista esaustiva. Ma il formato e i dettagli dovrebbero darti una pausa di riflessione in altre aree della tua attività, come la produzione, l’assistenza clienti o la gestione dei progetti. E ti aiuterà a controllare i punti ciechi aziendali .
Dopo aver creato l’elenco di controllo delle soluzioni ERP, è il momento di scegliere la soluzione software giusta per la tua selezione di ERP. Ci sono molti “cosa da fare” e “da non fare” quando si tratta di selezionare soluzioni ERP. Crea la tua lista di controllo prima di parlare con i fornitori e assicurati di guidare la discussione, piuttosto che il contrario.
Complessivamente
Processi efficienti e automatizzati
Piattaforma ERP centralizzata con dati integrati dalle migliori applicazioni
Piattaforma di integrazione stabile e automatizzata
Struttura contabile semplice ed efficiente
Tutti i dati delle posizioni consolidati in un unico database
Rapporti di analisi e metriche a livello aziendale
Funzionalità del flusso di lavoro automatizzata e facile da usare
Consentono una facile gestione e archiviazione elettronica dei documenti
Ricca funzionalità dell’applicazione pronta all’uso
Gestione standardizzata del profilo di accesso degli utenti
Gestione delle relazioni con i clienti
Funzionalità CRM per supportare la gestione della pipeline, le vendite e le opportunità attraverso le linee di servizio, oltre a identificare e monitorare le opportunità della pipeline
Funzionalità di vendita avanzate, incluse opportunità e monitoraggio delle vendite
Integrazione automatizzata dall’opportunità all’adempimento
Gestisci gli account tramite un’unica soluzione IT centrale
I saldi
Sales ha accesso a dati di inventario accurati e tempestivi, comprese le date di arrivo, le quantità e le posizioni previste
La funzione di vendita è basata sul sistema e il tracciamento cartaceo delle transazioni è minimo
La cronologia dei clienti acquisita è in tempo reale e l’accesso è disponibile tramite dispositivi mobili
Preventivi e prezzi automatizzati che si interfacciano con l’applicazione Sales Order
Date di commit automatico degli ordini di vendita e funzionalità di tracciamento
Forte funzionalità del processo di vendita dal campo
Funzionalità di eCommerce che si integrerà automaticamente con l’applicazione ERP/Ordine di vendita
Funzionalità di riordino dei clienti tramite un portale clienti
Processi di vendita integrati con la gestione degli ordini e le operazioni dei clienti
Oggetti/articoli di vendita ben definiti
Cancella il processo di inserimento dell’ordine
Contabilità
Funzionalità di sistema complete dalla nuova applicazione finanziaria di base che supporta più società e più valute
Funzionalità di transazione interaziendale automatizzata
Una piattaforma finanziaria uniforme con trasferimento automatizzato dei dati
Sistemi integrati e instradamento semplificato delle informazioni
Costo e monitoraggio del lavoro
Processi di fatturazione, contabilità fornitori, riconciliazione bancaria e cespiti automatizzati, che consentono allegati e si adattano alla crescita delle operazioni
Fornisci flusso di lavoro, approvazioni e report efficaci per supportare i controlli e un migliore processo decisionale
I file elettronici sono allegati a livello di transazione
La rendicontazione finanziaria è completata all’interno del sistema e c’è un’unica fonte di verità per tutti i dati finanziari
Feed di dati automatizzato con strumento di rendicontazione delle spese
Funzionalità di drill down della contabilità generale a livello aziendale a livello di fattura
Fornire funzionalità avanzate di contabilità generale
È possibile pagare per questi account
Processi AP automatizzati
Funzionalità di pagamento centralizzata
ACH e funzionalità di pagamento elettronico
Flusso di lavoro adeguato per la configurazione del fornitore
Contabilità clienti/incassi
Invia automaticamente le fatture al cliente
Ambiente di raccolta automatizzato
Applicazioni di pagamento automatizzate (feed bank lockbox)
Collegamenti di pagamento inviati tramite e-mail
Integrazione con elaboratore di carte di credito
Finanze, budget e previsioni
Integrazione con piattaforme di fornitori di servizi tra cui banca, piano pensionistico dei dipendenti, buste paga, ecc.
Sfrutta potenti strumenti analitici e di reportistica finanziaria nell’applicazione (rispetto a Excel)
Integra rapidamente e facilmente nuove linee di servizio/acquisizioni sulla piattaforma finanziaria
Trasferimento automatizzato di dati in contanti dalla banca
Automatizza tutte le riconciliazioni
Supporta la funzionalità della cassetta di sicurezza
Dashboard e report facili da visualizzare e utilizzare
Automatizza la creazione di budget e previsioni
Report finanziari e dati dashboard creati e mantenuti in un unico sistema finanziario centrale
Servizi professionali/gestione del progetto
Applicazione di gestione delle risorse per supportare la gestione di risorse, progetti, clienti e linee di servizio
Collegamento gestibile di immissione dati tra dipendenti e piattaforma finanziaria
Il budget del progetto passa al PM per il monitoraggio della varianza
Monitoraggio automatizzato di tempi e spese integrato con la piattaforma finanziaria
Portale per la retribuzione dei dipendenti
Dashboard di gestione per includere l’analisi di risorse, progetti, clienti e linee di servizio
Funzionalità di tempo, spesa e fatturazione contenute in un’unica soluzione di piattaforma
Inventario
Le decisioni di acquisto e inventario sono supportate da dati storici
I livelli di inventario e i dati sulla disponibilità sono in tempo reale e disponibili per le vendite e l’assistenza clienti
Funzionalità di scansione/tracciamento dell’inventario
Funzionalità di ricezione automatizzata integrata con l’applicazione di acquisto
Traccia e gestisci automaticamente i trasferimenti di inventario tra i magazzini delle filiali
Informazioni sulla spedizione comunicate automaticamente al cliente e associate alla fattura del cliente
Visibilità dell’inventario in tempo reale in tutti gli uffici/sedi
Acquisto
Rapporti massimi/minimi automatizzati che prendono in considerazione le fluttuazioni variabili dell’inventario in base alla posizione
Funzionalità di approvvigionamento centralizzato
Facile da usare, pianificazione centralizzata della domanda e funzionalità della catena di approvvigionamento
Inserimento PO e instradamento attraverso il sistema
Tracciamento di parti e fornitori
Integrazione tra i sistemi per estrarre informazioni in modo accurato
MRP per guidare gli acquisti basati sulla domanda
Tracciamento e gestione delle richieste di offerta
Revisione approfondita dei criteri di selezione del software ERP
Criteri: un principio o uno standard in base al quale qualcosa può essere giudicato o deciso.
Utilizziamo sei criteri di selezione del software per convalidare il finalista al termine di una selezione ERP. Un processo oggettivo di selezione del software dovrebbe fornire dati sufficienti per valutare i criteri di selezione del software ERP più importanti nel momento in cui sei pronto per scegliere il tuo finalista. Tieni presente che non puoi iniziare la selezione con questi criteri: non avrai abbastanza informazioni. Ti consigliamo di compilare la tua valutazione per aiutare il tuo “bake-off” finale per determinare il tuo finalista.
I nostri consulenti per la selezione del software ERP utilizzano questi criteri, indipendentemente dal settore, dalle dimensioni, dall’area geografica, dal tipo di software selezionato, dal numero di utenti o dall’impronta del software. Iniziamo creando una mappa termica per confrontare i criteri e i sottocriteri per ciascun fornitore. Esplorare i criteri meno ovvi illustra perché potrebbe essere prezioso per il tuo processo assumere un consulente di selezione ERP .
Usabilità e funzionalità dell’applicazione
Valutare le aree funzionali chiave del software. Se stai semplicemente selezionando un’applicazione finanziaria, valuta ciascuno dei finalisti per la funzionalità di contabilità di base. Valuta se il software è facile da capire, così come l’aspetto generale (esperienza utente). Questo è probabilmente il criterio più importante per la selezione di un software ERP perché senza una buona usabilità e funzionalità, il resto diventa irrilevante per l’utente finale che sarà bloccato a implementare e possedere il sistema.
Piattaforma tecnologica
Confronta i tuoi finalisti per quanto riguarda la flessibilità degli strumenti di integrazione e delle API, la piattaforma di sviluppo e l’infrastruttura del data center. Cerca i differenziatori con i requisiti per la tua particolare selezione. Ad esempio, se è obbligatorio che il nuovo ERP si integri con il CRM esistente o la gestione del ciclo di vita del prodotto, in che modo l’API e il set di strumenti vengono valutati per ciascun fornitore?
Se hai bisogno di qualcosa di più della funzionalità “pronta all’uso”, avrai accesso a strumenti di sviluppo per flussi di lavoro o script personalizzati man mano che diventi più grande e più complesso come organizzazione? O la piattaforma è chiusa all’accesso, rendendo necessario che tu contatti sempre direttamente l’editore del software?
Infine, la tua azienda ha criteri per le posizioni dei data center? Questo è particolarmente importante per le aziende globali. Considera se le finestre di manutenzione interferiscono con il normale orario lavorativo dell’azienda in fusi orari molto diversi.
Costo
Alcuni team di selezione ERP potrebbero concentrarsi troppo sul prezzo, troppo presto. Questo può essere un errore: non puoi determinare il prezzo finché non sai di quali moduli, integrazioni, personalizzazioni o soluzioni di terze parti avrai bisogno.
I prezzi di alto livello all’inizio dovrebbero aiutare a includere o escludere applicazioni troppo piccole o troppo grandi. Alcune app hanno un costo di implementazione minimo di $ 1 milione. Se questo è fuori dal tuo budget, eliminali all’inizio. Ma se elimini in base al costo troppo presto, potresti perdere un’ottima opzione.
Abbiamo visto alcuni fornitori stimare accuratamente il costo del software mentre altri sottovalutano il costo, aiutandoli a rimanere in gara più a lungo. Sappiamo come individuare stime di costo stravaganti di alto livello e impediremo al nostro cliente di eliminare un partner valido troppo presto.
Nel momento in cui scegli il tuo finalista, il costo diventa un grande elemento di differenziazione. Ma usalo come uno dei numerosi criteri, non l’UNICO criterio. Con i contratti finali in mano, confronta i costi ricorrenti del software, i costi di implementazione e i costi di 3 anni. Dovrai bilanciare la decisione di scegliere una soluzione più robusta e costosa che crescerà con la tua azienda rispetto a un acquisto oggi più conveniente.
È drasticamente più costoso implementare la soluzione più economica ora se si finisce per aver bisogno dell’applicazione più grande in solo un altro paio di anni. Ed è anche più costoso pagare per una seconda implementazione con una seconda interruzione per l’azienda che esegue l’implementazione.
Fit fornitore di software
Esaminiamo fattori come la base di clienti, i ricavi e le dimensioni del fornitore di software, nonché l’adattamento delle funzionalità a lungo termine del software. Non ci sono benchmark per nessuno di questi sottocriteri. Ma quando confronti i tuoi finalisti tra loro, il venditore più adatto diventa più ovvio. Se stai confrontando una piccola azienda di software di prima qualità specifica del settore il cui fatturato è inferiore a $ 10 milioni all’anno con un’applicazione di livello 2 che vanta migliaia di clienti e centinaia di milioni di entrate all’anno, è probabilmente una scommessa più sicura andare con il più grande , azienda più redditizia.
Anche se si può essere tentati di selezionare un’azienda più piccola che abbia ottime funzionalità specifiche del settore, cosa succede se l’azienda più piccola smette di investire nella propria tecnologia, viene acquisita o cessa l’attività? Può lasciarti senza supporto o un prodotto che tramonta.
Risorse di implementazione
Alcuni dei sottocriteri che prendiamo in considerazione per le risorse di implementazione includono il livello di coinvolgimento, la comprensione dei requisiti del cliente e il tipo di supporto esecutivo che il cliente riceverà.
Un partner o un’azienda imprenditoriale di solito si mostra bene perché hai persone senior impegnate nel processo di vendita che ti aiuteranno a guidare l’implementazione. Ma alcuni clienti si sentono più sicuri avendo a disposizione il banco di risorse dell’editore di software.
Ottenere un’idea di quanto bene le risorse di implementazione comprendano i tuoi requisiti unici, in particolare eventuali personalizzazioni o integrazioni, dovrebbe essere un elemento di differenziazione chiave mentre stai scendendo verso il punto di partenza della tua selezione.
Conta quanto siano state coinvolte le risorse o quanto sia stato interessante o facile raggiungerle. Un team più desideroso fa ben sperare per il passaggio dalle vendite alla consegna. Un team disconnesso, distaccato o disinteressato probabilmente non si tradurrà nell’esperienza di implementazione desiderata una volta che avrai firmato sulla linea tratteggiata.
I team di vendita sono ansiosi che tu sia soddisfatto del tuo risultato finale perché vogliono che tu sia un riferimento. Una buona connessione con il tuo venditore può ripagare durante un’implementazione approssimativa perché ti aiuterà a battere per te con il management.
Senti l’intestino
Il criterio finale è il tuo istinto! Sebbene sia completamente soggettivo, questa piccola parte della magia della consulenza ERP dovrebbe tenere conto della tua valutazione finale. Sarebbe un errore usare SOLO l’istinto, ma non ignorarlo come uno dei tanti criteri legittimi di selezione del software ERP.
Verifica delle soluzioni software in una selezione ERP
Ci sono migliaia di opzioni per il software e altrettanti fornitori tra cui scegliere. Sebbene forniamo una lista di controllo per la selezione ERP, è importante sapere che è quasi impossibile per una persona portare a termine una selezione di successo da sola, soprattutto se non l’ha mai fatta prima.
Il processo di selezione della certezza totale
Abbiamo sviluppato quello che chiamiamo il nostro Processo di selezione della certezza totale per garantire che i nostri clienti abbiano la completa convinzione di aver scelto il software giusto e il giusto partner di implementazione.
Iniziamo chiedendo ai nostri clienti quali problemi stanno cercando di risolvere con il software, quindi determiniamo se tali problemi possono essere effettivamente risolti con una nuova applicazione software. Nel caso in cui un nuovo ERP potesse effettivamente peggiorare le cose, non consiglieremo mai un aggiornamento del sistema ERP non necessario .
Esaminiamo la strategia di un cliente, le sue persone, i suoi processi aziendali e la sua tecnologia per identificare quali punti deboli e limiti alla crescita stanno cercando di risolvere con il software. Consideriamo i vantaggi rispetto ai costi di varie app sul mercato per fornire i nostri consigli finali.
Importanza di una guida imparziale
Molte volte i fornitori di software ti mostreranno solo ciò che vogliono che tu veda. E poiché ci sono così tante app là fuori, può essere difficile sapere se una particolare applicazione soddisferà effettivamente le tue esigenze o se la società di software sta rivedendo le tue esigenze per soddisfare le proprie capacità.
Non uscire e iniziare a contattare i fornitori di software se non conosci i tuoi requisiti. Almeno stabilisci un set di base di requisiti essenziali, perché puoi facilmente essere sviato dal flash e dal brio di un venditore esperto. Potresti anche cercare il software nella verticale sbagliata. Inoltre, se parli con 20 o 30 fornitori di software, finirai inevitabilmente con un afflusso di venditori che ti chiamano per cercare di farti guardare il loro software.
È meglio controllare preventivamente i fornitori per ottenere un breve elenco di tre o cinque opzioni. Questa è una specialità di ciò che facciamo in ERP Advisors Group: controlliamo i fornitori tanto quanto controlliamo il software.
Trova il software giusto, trova il fornitore giusto
Ottenere il giusto rapporto con il partner di implementazione è una parte importante del processo. Non dovresti andare avanti con la selezione di un pacchetto software finché non sai con certezza di avere il fornitore giusto.
Spesso puoi avere il software giusto e può soddisfare tutte le tue esigenze, ma il partner di implementazione o il fornitore che lo vende non è adatto. Quando fai loro domande su come risolveranno qualcosa, dovrebbero essere in grado di trovare una risposta.
Al contrario, è un peccato trovare il partner di implementazione giusto, ma il pacchetto software che vogliono che tu implementi è il pacchetto sbagliato. Quindi ottenere il giusto rapporto con il venditore e il partner è una parte importante del mix. Non dovresti andare avanti con la selezione di un ERP finché entrambi i lati dell’equazione non sono stati risolti.
Fai in modo che il venditore ti mostri l’app stessa
Durante una dimostrazione del software, non lasciare che il fornitore passi troppo tempo a una presentazione PowerPoint. Devi vedere il software in azione. Proprio come non compreresti un’auto senza portarla a fare un giro di prova, devi effettivamente osservare se il sistema ERP può fare ciò di cui hai bisogno.
In ERP Advisors Group, aiutiamo i clienti durante le demo del software assicurandoci che il fornitore dimostri effettivamente la funzionalità dell’ERP stesso. Non solo dashboard, ma processi come mostrare come il software esegue le transazioni, ad esempio.
Il controllo delle soluzioni software è un lavoro a tempo pieno
Ci vuole molto lavoro per portare a termine una selezione ERP di successo . Ma è disponibile un vero aiuto e le barriere per trovare il software di cui hai bisogno non sono nulla in confronto a quello che erano una volta. Puoi trovare le soluzioni che stai cercando e, se hai bisogno di ulteriore assistenza, siamo sempre disponibili ad aiutarti.
Come tenere una demo del software ERP di successo
Trovare il software ERP giusto per la tua azienda richiede ricerca e strategia, due cose in cui ERP Advisors Group può aiutarti prima di affidarti a un fornitore e implementare la soluzione. Suggerimenti per avere un’ottima dimostrazione del software:
Raccogli i requisiti dalle persone che utilizzeranno il software.
Annotare i requisiti per area di processo aziendale da fornire al fornitore scelto.
Contatta potenziali fornitori e partner di implementazione per partecipare.
Creare ed eseguire un accordo di riservatezza con ciascun fornitore che parteciperà.
Fai circolare i tuoi requisiti e il documento di base a ciascun fornitore.
Invita un esperto in materia di ogni dipartimento.
Programma demo di 2 ore
Non fare più di 4-5 demo.
Pianificali da vicino insieme.
Non trascorrere più di un paio d’ore con ciascun fornitore.
Lascia che la breve demo sradichi i due migliori con cui andare avanti.
Prepara il fornitore rivedendo il tuo documento con loro in modo che facciano un buon lavoro.
Insisti sul fatto che il fornitore ti mostri requisiti specifici dal tuo documento, non solo dashboard, report e PowerPoint.
Fornisci scorecard ai tuoi partecipanti per valutare il software.
Conduci una demo del sistema Mini ERP con le tue potenziali scelte
Inizia con il tuo elenco di quattro fornitori e chiedi una breve dimostrazione del loro software ERP per avere un’idea di ciò che hanno da offrire e di come si traduce in un’esperienza cliente. È essenzialmente un’opportunità per te di guardarti intorno e avere un’idea di alto livello per la loro esperienza utente.
Dal momento che queste dovrebbero essere demo di software ERP brevi e dolci, assicurati di dedicare il tuo tempo concentrato sui tuoi desideri e bisogni specifici per comprendere ciò che ogni fornitore ha da offrire alla tua attività. Assicurati di coinvolgere i membri del tuo team che utilizzeranno maggiormente il sistema in modo che possano aiutarti a restringere le tue scelte a due contendenti finali. Il coinvolgimento delle vostre PMI fa parte del processo di Change Management. Stai ottenendo il loro supporto per l’eventuale finalista ottenendo il loro contributo su ciò che funzionerà meglio per la tua azienda.
Chiedi alle tue PMI di compilare le loro scorecard. Tabellali in modo da avere criteri oggettivi per far avanzare i due migliori oltre alla semplice “sensazione di pancia”. Semplifica la compilazione della scheda segnapunti, ad esempio una scala da 1 a 5 per ciascuna area funzionale vista.
Restringi le tue opzioni per le demo ERP finali
Con due finalisti nominati, pianifica una dimostrazione di un’intera giornata del loro software ERP dall’inizio alla fine. Pianifica un giorno per ciascun fornitore per mostrare ciò che può offrirti e assicurati di portare il fornitore in loco nella tua azienda. Parla con i membri del tuo team e assicurati che comprendano quanto sia importante il coinvolgimento durante queste demo ERP finali. I fornitori vorranno fare una scoperta dettagliata con alcune delle vostre PMI per essere il più preparati possibile a fornirvi una buona panoramica della loro applicazione in relazione alle vostre esigenze. A questo punto del processo di selezione, vale la pena dedicare il tempo del tuo team a ciascun fornitore perché ora hai ristretto il campo alle due opzioni più praticabili.
